Comment bien faire un état des lieux ?

Les états des lieux sont obligatoires et sont utiles aux deux parties concernées : pour les locataires, il s’agit de récupérer leur dépôt de garantie ou caution et pour les bailleurs, il s’agit de vérifier l’état de leur logement entre chaque période de location. En fonction des dégradations, ce dernier peut déduire de la garantie du locataire une somme pour effectuer les travaux de remise en état. Mais dans ce cas-là, des litiges peuvent naître, c’est pourquoi il est essentiel de bien faire chaque état des lieux. En effectuant de la bonne manière les états des lieux d’entrée et de sortie, il est possible d’éviter des litiges ou de pouvoir les résoudre facilement par la suite si la commission départementale de conciliation est saisie dans le cadre d’une contestation.

1. Être dans les bonnes conditions pour faire les états des lieux 

Pour que les états des lieux remplissent leur fonction principale et permettent d’éviter de potentiels litiges à la fin d’un bail, il faut qu’ils soient effectués dans les bonnes conditions. Ainsi, avant de commencer, il s’agit de prévoir un modèle d’état des lieux conforme à la loi et de prévoir également de le remettre en 2 exemplaires : un pour le locataire et un pour le bailleur. 

Il n’est pas obligatoire que le document qui sert d’état des lieux soit en version papier, il peut aussi être effectué sur un support électronique. Par ailleurs, les états des lieux peuvent être effectués sur le même document ou sur deux documents différents qui doivent cependant avoir une présentation similaire. Cela permet une comparaison plus facile de l’état des lieux d’entrée avec l’état des lieux de sortie au moment de la remise des clés finale. 

En effet, c’est la comparaison des deux états qui permet au bailleur de constater les dégradations et de retenir une partie du dépôt de garantie. C’est aussi grâce à ces deux états des lieux basés sur le même modèle que le locataire peut faire appel à la décision du propriétaire devant la justice. Pour éviter ce genre de situation, il est nécessaire que les deux parties soient présentes au moment des deux états des lieux, si l’une ou l’autre ne peuvent être là, un huissier est présent pour représenter le parti manquant. 

2. Bien remplir les deux états des lieux : entrée et sortie 

Pour que les documents soient conformes à la loi, certaines informations doivent figurer dessus. Tout d’abord, il faut renseigner de quel type d’état des lieux il s'agit : entrée ou sortie. Chaque état des lieux doit comporter des informations concernant les deux parties. Parmi elle : 

• Le nom ou la dénomination sociale des parties
• Le domicile ou siège social du bailleur
• La localisation du logement pour lequel sont effectués les états des lieux
• La date à laquelle sont effectuées les états des lieux

L’état des lieux de sortie doit comporter des informations supplémentaires dont la nouvelle adresse de résidence du locataire sortant et la date de résiliation du bail. Une fois la visité effectuée et seulement si les parties sont d’accord avec les éléments renseignés, elles ratifient et signent. 

Concernant le contenu des états des lieux, il a pour but de témoigner de l’état du logement dans son intégralité, qu’il soit bon ou mauvais. De l’état des sols, murs et plafonds, en passant par le fonctionnement des équipements jusqu’au détail de chaque meuble présent, l’état des lieux doit mentionner tous les éléments qui constituent le bien loué.  

En plus de cela, il s’agit aussi de : 

• renseigner la présence ou non d’un détecteur de fumée ainsi que son fonctionnement. 
• relever le compteur d’eau, d’électricité et de gaz
• d’expliquer clairement le nombre de clés mises à disposition du locataire pour accéder aux zones individuelles et collectives du logement et à qui elles sont remises
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3. Anticiper les potentiels éléments de controverses 

Pour éviter les potentielles controverses liées à la réalisation d’un état des lieux et les litiges qu’il peut engendrer, il est important de ne faire l’impasse sur rien et de détailler de manière exhaustive l’état des divers éléments du logement. Nous vous conseillons d’éviter les descriptions trop vagues qui portent à confusion ou qui peuvent être interprétées de différentes manières. Par exemple, différenciez bien les termes comme tâches, fissures, trous ou moisissures pour l’état des sols et plafonds. Certaines sont causées par l’usure d’un logement et ne feront pas forcément l’objet d’un prélèvement dans la caution alors que d'autres sont faites par les locataires et engendrent des réparations à la charge du locataire. 

Il est essentiel de mentionner tous les défauts rencontrés à l’entrée du locataire afin que l’évolution de ces défauts soit observée à la sortie du locataire. Des photos peuvent être ajoutées aux états des lieux pour apporter des preuves visuelles de l’état du logement et de ces différents équipements. Ces photos permettent également de localiser plus facilement les imperfections du logement si leur description est trop vague.

Dans le cas où le fonctionnement d’un élément ne pourrait être vérifié, il est possible d’émettre des doutes dans les états des lieux. Par exemple, si l’électricité n’est pas active au moment de la remise des clés, il est possible de signaler son fonctionnement jusqu’à 10 jours après l’état des lieux d’entrée. Un autre complément d’état des lieux peut être effectué sur une période plus longue en fonction des équipements qui concernent ce complément. Par exemple, si l’état des lieux est fait en été et que le système de chauffage ne peut être activé à cette période de l’année, le locataire pourra demander que l’état des lieux soit rempli durant le premier mois de chauffe.  

4. Garder les états des lieux plusieurs mois après la location

Une fois un bail terminé et les états des lieux effectués, il est conseillé de garder les documents plusieurs mois après car le bailleur possède deux mois après la remise des clés finale pour rendre le dépôt de garantie à son ex-locataire. Dans ce délai, si le bailleur déduit une somme du dépôt pour réparer des dégradations dans le logement, il doit fournir à son ancien locataire les justificatifs des dépenses liées aux réparations. Or, si le locataire n’est pas en possession de l’état des lieux, il ne pourra pas vérifier la raison de ses réparations.

En outre, s’il n’y a pas d’état des lieux d’entrée, le logement est considéré en bon état et s’il n’y a pas d’état des lieux de sortie, le propriétaire ne peut rien prélever du dépôt de garantie pour effectuer des restaurations. Chez Nomad By Welkeys, nous effectuons les états des lieux pour nos propriétaires et avec nos locataires afin d’éviter tout litige à la fin du bail. En effectuant les états des lieux de la sorte, cela nous permet de maintenir les logements dans un état neuf et d’effectuer un bon suivi de nos locations afin de proposer une bonne expérience avec nos services.